เตรียมเอกสาร เตรียมเอกสารยื่นกงสุลอย่างไรให้พร้อม

การเตรียมเอกสารยื่นกงสุลควรเริ่มจากข้อกำหนดของประเทศหรือหน่วยงานปลายทาง ไม่ควรเริ่มจากการแปลเพียงอย่างเดียว.

รายการต่อไปนี้เป็นแนวทางตรวจเบื้องต้น เอกสารแต่ละชนิดอาจมีเงื่อนไขต่างกันและควรส่งภาพให้ตรวจเมื่อไม่แน่ใจ.

แหล่งข้อมูลอ้างอิง (ทางการ): กรมการกงสุล: เอกสารที่ต้องเตรียมเพื่อขอรับบริการรับรองนิติกรณ์ · กรมการกงสุล: ขั้นตอนการรับรองเอกสาร · ทบทวนโดย ทีมงานแปลรับรองเอกสาร · ตรวจหลักฐานล่าสุด 9 ตุลาคม 2569

เช็กลิสต์เตรียมเอกสารยื่นกงสุล ตั้งแต่ตรวจข้อกำหนด ส่งภาพให้ตรวจ จัดทำคำแปลและเอกสารประกอบ จนถึงยื่นตามขั้นตอน
ภาพประกอบการเตรียมเอกสารยื่นกงสุล ควรตรวจต้นฉบับ คำแปล เอกสารประกอบ และเงื่อนไขประเทศปลายทางก่อนส่งต้นฉบับ

เช็กเอกสารก่อนส่งต้นฉบับ

  • ชื่อและเลขที่เอกสารอ่านได้ครบทุกหน้า
  • ต้นฉบับหรือสำเนาเป็นฉบับที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ
  • เอกสารยังอยู่ในอายุที่ปลายทางกำหนด หากมีเงื่อนไขเรื่องอายุ
  • ตรวจว่าต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาอื่น และต้องใช้ผู้แปลลงนามหรือไม่
  • เตรียมสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของเจ้าของเอกสารและผู้ยื่นแทนตามกรณี
  • เตรียมหนังสือมอบอำนาจเมื่อไม่ได้ยื่นด้วยตนเอง
  • เผื่อเวลาเตรียมเอกสารไว้ล่วงหน้าก่อนวันใช้งานจริง เพราะบางขั้นตอนต้องรอเอกสารจากหน่วยงานต้นทาง

ลำดับการเตรียมที่ช่วยลดความผิดพลาด

1
ถามปลายทางว่าต้องการเอกสารและรูปแบบใด
2
ส่งภาพเอกสารให้ตรวจเส้นทางและความครบถ้วน
3
จัดทำคำแปลและเอกสารประกอบตามผลตรวจ
4
ยื่นรับรองตามหน่วยงานและขั้นตอนที่ตรงกับเอกสาร

สิ่งที่มักทำให้ต้องแก้เอกสาร

  • ใช้สำเนาที่ไม่มีการรับรองตามที่หน่วยงานกำหนด
  • แปลชื่อหรือเลขเอกสารไม่ตรงกับต้นฉบับ
  • ส่งเอกสารที่หมดอายุหรือไม่ตรงกับข้อกำหนดประเทศปลายทาง
  • ไม่เตรียมหนังสือมอบอำนาจและเอกสารของผู้ยื่นแทน
ตรวจให้ชัดก่อนเริ่มงานเว็บไซต์นี้ไม่มีช่องอัปโหลดเอกสาร หากต้องการให้ตรวจเส้นทาง ให้ส่งภาพผ่าน Line หรืออีเมลของบริษัท และควรปกปิดข้อมูลที่ไม่จำเป็นก่อนส่ง.

จุดที่มักทำให้ต้องยื่นซ้ำ

  • ชื่อ สกุล สะกดไม่ตรงกันทุกฉบับ เช่น บัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน และปริญญาบัตร ใช้คนละรูปแบบ ให้ขอเอกสารที่สะกดตรงกัน หรือเตรียมหลักฐานชี้แจงความแตกต่างไว้
  • ตราประทับหรือลายมือชื่อจาง อ่านไม่ออก ให้ขอฉบับใหม่จากหน่วยงานต้นทาง เพราะเจ้าหน้าที่ตรวจรายละเอียดไม่ได้
  • เอกสารมีการแก้ไข ขีดฆ่า หรือเขียนเพิ่ม โดยไม่มีหนังสือรับรองการแก้ไขจากผู้ออกเอกสาร
  • ภาพถ่ายไม่ครบด้านหน้าและด้านหลัง ภาพมืด หรือตัดขอบ ทำให้ตรวจเลขที่เอกสารและรายละเอียดไม่ได้
  • คำแปลไม่มีลายมือชื่อผู้แปล หรือไม่ได้แนบสำเนาเอกสารแสดงตนของผู้แปล ตามประกาศกรมการกงสุล เรื่องการยื่นนิติกรณ์คำแปล

เลือกเส้นทางให้ถูกก่อนเริ่มงาน

หากเอกสารอยู่ในบัญชี 30 ประเภทเอกสารทะเบียนฉบับภาษาอังกฤษ สามารถขอฉบับภาษาอังกฤษจากสำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอได้โดยตรง ค่าธรรมเนียม 200 บาทต่อฉบับ และใช้เวลาประมาณ 2 วันทำการตามที่กรมการปกครองระบุ การขอฉบับภาษาอังกฤษโดยตรงช่วยประหยัดทั้งค่าแปลและลดความเสี่ยงเรื่องรูปแบบคำแปล เมื่อได้ฉบับภาษาอังกฤษแล้ว ให้ตรวจชื่อ สกุล และวันที่ให้ถูกต้องก่อนนำไปใช้ต่อ ส่วนเอกสารที่ไม่อยู่ในบัญชีจึงเริ่มขั้นตอนแปลโดยผู้แปลลงนามตามที่กรมการกงสุลกำหนด.

ก่อนเดินทางตรวจสอบบัญชีเอกสารและวิธีขอฉบับภาษาอังกฤษได้ที่กรมการปกครอง และโทรสอบถามสำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอล่วงหน้าว่าให้บริการออกฉบับภาษาอังกฤษและใช้เวลากี่วัน เพราะแต่ละพื้นที่อาจมีขั้นตอนต่างกัน.

ลำดับการรับรองตามชนิดเอกสาร

ประเภทเอกสารลำดับก่อนถึงกรมการกงสุล
เอกสารราชการไทยหน่วยงานต้นทางออกและรับรองก่อน แล้วดำเนินการตามระเบียบของกระทรวงหรือกรมที่รับผิดชอบ จึงยื่นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล
คำแปลภาษาอังกฤษผู้แปลลงนามพร้อมแนบสำเนาเอกสารแสดงตนคู่กับคำแปล แล้วยื่นคู่กับเอกสารต้นทาง
เอกสารจากต่างประเทศหน่วยงานโนตารีพับลิกหรือกระทรวงการต่างประเทศของประเทศต้นทางรับรองก่อน ตามด้วยสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ตามกรณี
เอกสารบริษัทบันทึกรายการบริษัทและผู้มีอำนาจลงนามให้เป็นปัจจุบันก่อน จึงดำเนินการรับรองตามเงื่อนไขปลายทาง
ยืนยันก่อนยื่นลำดับที่แท้จริงขึ้นกับระเบียบของแต่ละหน่วยงานและเงื่อนไขของประเทศปลายทาง ให้ยืนยันลำดับการรับรองกับหน่วยงานต้นทางหรือทีมงานก่อนเริ่ม เพื่อไม่ให้ต้องทำขั้นตอนซ้ำ.

คำถามที่พบบ่อยเรื่องการเตรียมเอกสารยื่นกงสุล

ต้องส่งต้นฉบับให้ตรวจตั้งแต่แรกไหม?

เริ่มจากส่งภาพให้ตรวจเบื้องต้นได้ก่อน เมื่อยืนยันรายการและใบเสนอราคาแล้วจึงจัดส่งต้นฉบับตามที่ตกลง.

คำแปลต้องใช้ผู้แปลแบบใด?

ขึ้นกับเอกสารและหน่วยงานปลายทาง กรมการกงสุลมีหลักเกณฑ์เรื่องการลงนามรับรองคำแปล จึงควรตรวจเป็นรายกรณี.

ถ้ายื่นแทนเจ้าของเอกสารต้องเตรียมอะไรเพิ่ม?

โดยทั่วไปต้องมีหนังสือมอบอำนาจและเอกสารประจำตัวของผู้มอบอำนาจกับผู้รับมอบอำนาจ แต่รายละเอียดขึ้นกับประเภทเอกสาร.

ทำอย่างไรให้ลดโอกาสเอกสารถูกตีกลับ?

ให้ทีมงานตรวจขั้นตอนทั้งหมดก่อนจัดส่งต้นฉบับ เพราะเอกสารที่ตรงตามข้อกำหนดปลายทางและคำแปลโดยผู้แปลลงนามที่ตรงต้นฉบับจะไม่ถูกตีกลับ ขั้นแรกส่งภาพเอกสารทั้งหมดมาให้ดู.

ข้อมูลส่วนตัวในเอกสารที่ส่งมาให้ตรวจจะถูกปกปิดอย่างไร?

เว็บไซต์ไม่มีช่องอัปโหลด ส่งภาพผ่าน Line หรืออีเมล และควรปกปิดข้อมูลที่ไม่จำเป็นก่อนส่งตามคำแนะนำในหน้านี้.

ตรวจเอกสารก่อนส่งอย่างไรให้แน่ใจว่าครบ?

ถ่ายภาพเอกสารทั้งด้านหน้าและด้านหลัง ส่งมาให้ทีมงานตรวจฟรีก่อนเริ่มงาน ทีมงานจะชี้รายการที่ขาด ชื่อที่ไม่ตรง และจุดที่อาจถูกตีกลับ พร้อมแนะนำว่าต้องขอเอกสารเพิ่มหรือเริ่มขั้นตอนใดก่อน.

เอกสารขาดรายการเดียว ยื่นก่อนได้ไหม?

ไม่แนะนำ เพราะการยื่นไม่ครบมักถูกขอเอกสารเพิ่มหรือถูกตีกลับ และต้องเสียเวลาไปยื่นใหม่ ให้เตรียมครบตามรายการที่ปลายทางเรียกขอหรือตามที่ทีมงานตรวจให้ก่อน จึงยื่นในรอบเดียว.

ต้องจองคิวล่วงหน้าไหม?

กรมการกงสุลให้จองคิวออนไลน์ล่วงหน้าก่อนเข้ารับบริการนิติกรณ์เอกสารผ่านระบบจองคิวของกรมการกงสุล ตรวจสอบเงื่อนไขและรอบคิวล่าสุดก่อนวันยื่น เพราะข้อกำหนดอาจเปลี่ยนแปลงได้.

ถ้าไม่สะดวกไปยื่นเอง ต้องทำอย่างไร?

มอบหมายผู้อื่นยื่นแทนได้ด้วยหนังสือมอบอำนาจพร้อมเอกสารแสดงตนตามที่หน่วยงานกำหนด ทีมงานให้คำปรึกษาเรื่องรูปแบบหนังสือมอบอำนาจและรายการเอกสารประกอบก่อนวันยื่น.

วันยื่นต้องนำเอกสารต้นฉบับไปด้วยไหม?

ขึ้นกับชนิดเอกสารและระเบียบของหน่วยงาน ส่วนใหญ่ยื่นคู่กับคำแปลโดยใช้ฉบับต้นฉบับหรือสำเนาที่รับรองแล้ว ส่งภาพมาให้ทีมงานตรวจก่อน เพื่อระบุรายการที่ต้องนำไปในวันยื่นให้ครบ.

ส่งเอกสารไปให้ตรวจต้องเป็นต้นฉบับไหม?

ขั้นแรกไม่ต้องส่งต้นฉบับ ส่งภาพถ่ายหรือสแกนให้ทีมงานตรวจความครบและจุดที่อาจถูกตีกลับก่อน เมื่อพร้อมยื่นจึงส่งเอกสารต้นฉบับตามขั้นตอนที่ตกลง.

กรมการกงสุลไม่รับเอกสารทำอย่างไร?

เก็บเหตุผลที่เจ้าหน้าที่แจ้งไว้ แล้วส่งให้ทีมงานตรวจว่าต้องแก้ที่จุดใด หากเป็นที่คำแปลหรือเครื่องประกอบมักแก้แล้วยื่นใหม่ได้ ส่วนกรณีที่เอกสารต้นทางมีปัญหาต้องขอฉบับใหม่ ดูรายละเอียดได้ที่ คู่มือกรณีเอกสารถูกตีกลับ.

บริการที่เกี่ยวข้อง

ให้ทีมงานยื่นรับรองให้ครบ ตั้งแต่ตรวจ แปล ยื่น จนถึงรับคืน

Line @tfind หรือโทร 087-8314-785 ตอบกลับภายใน 30 นาที ในวันและเวลาทำการ พร้อมแจ้งราคาและระยะเวลาก่อนเริ่มงาน

→ บริการทั้งหมด→ ขั้นตอนการยื่นเรื่อง→ ติดต่อสอบถาม

สารบัญในหน้านี้
ติดต่อสอบถาม